POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

En RyZ Dermatech reconocemos la importancia de proteger la privacidad, intimidad y confidencialidad de la información personal de nuestros pacientes, usuarios, colaboradores, proveedores y visitantes.

La presente política establece los principios, finalidades y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, conservación y supresión de datos personales, de conformidad con la legislación colombiana.

En particular, reconoce la especial protección que requieren los datos relativos a la salud, las historias clínicas, los registros fotográficos médicos y demás información sensible obtenida durante la atención dermatológica.

Esta política complementa las disposiciones del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) adoptado por RyZ Dermatech.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

El responsable del tratamiento determinará las finalidades y los medios mediante los cuales se tratarán los datos personales, de conformidad con sus obligaciones legales.

3. ALCANCE

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales realizado en los procesos clínicos, asistenciales, administrativos y digitales de RyZ Dermatech.

Comprende, entre otros:

• Pacientes y sus representantes legalmente autorizados.
• Usuarios que solicitan información o citas médicas.
• Profesionales de la salud y colaboradores.
• Proveedores y contratistas.
• Visitantes del sitio web y personas que interactúan mediante los canales institucionales.

Su aplicación comprende los registros físicos y digitales, las plataformas de gestión clínica, los formularios web y los canales de comunicación institucionales.

3.1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

El tratamiento de datos personales en RyZ Dermatech se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012. Toda recolección y utilización de información deberá responder a finalidades determinadas, explícitas y legítimas, y el acceso se limitará a las personas autorizadas y a los supuestos permitidos por la ley.

4. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Según el servicio solicitado y las finalidades previamente informadas, RyZ Dermatech podrá recopilar:

• Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, teléfono, dirección y correo electrónico.
• Datos administrativos: información necesaria para agendamiento, facturación, pagos, gestión de solicitudes y cumplimiento de obligaciones legales.
• Datos médicos y sensibles: antecedentes, diagnósticos, resultados de exámenes, tratamientos, procedimientos, evolución clínica, fotografías médicas e información relacionada con la salud.
• Datos de navegación: información técnica y datos obtenidos mediante cookies y tecnologías similares, de acuerdo con las herramientas efectivamente utilizadas en el sitio web.

Solo se recopilarán los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades legítimas del tratamiento.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán utilizarse para:

• Gestionar solicitudes de información, agendamiento, confirmación y modificación de citas.
• Prestar servicios de dermatología clínica, quirúrgica, estética y demás servicios de salud ofrecidos por RyZ Dermatech.
• Elaborar, actualizar, conservar y custodiar historias clínicas.
• Documentar diagnósticos, procedimientos, tratamientos y seguimiento de pacientes.
• Gestionar autorizaciones, facturación, pagos y procesos administrativos.
• Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos.
• Cumplir obligaciones legales, sanitarias, contables y requerimientos válidos de autoridades competentes.
• Mantener la seguridad de los sistemas y prevenir accesos no autorizados.
• Coordinar actividades necesarias para la continuidad de la atención médica.

Canales digitales y comunicaciones institucionales

RyZ Dermatech podrá recibir y gestionar solicitudes por teléfono, correo electrónico, WhatsApp institucional y formularios del sitio web, exclusivamente para las finalidades informadas al titular y las permitidas por la legislación. La comunicación digital no reemplaza el consentimiento informado para procedimientos médicos ni las autorizaciones específicas de tratamiento de datos cuando sean exigibles.

Antes de remitir historias clínicas, resultados, fotografías u otra información sensible por medios digitales, se deberá verificar la identidad y legitimación del destinatario, utilizar canales institucionales autorizados y compartir únicamente los datos necesarios. El personal no deberá almacenar ni reenviar información clínica mediante cuentas o dispositivos personales no autorizados, en concordancia con POL-SI-002 y POL-SI-003.

Finalidades comerciales opcionales

Cuando el titular otorgue autorización específica, sus datos de contacto podrán utilizarse para enviar información sobre servicios, novedades, campañas y actividades promocionales de RyZ Dermatech.

La autorización para finalidades comerciales será independiente de las autorizaciones necesarias para la prestación de los servicios de salud.

El paciente podrá solicitar en cualquier momento que se suspendan las comunicaciones promocionales, sin afectar su derecho a recibir atención médica.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Los datos relacionados con la salud tienen carácter sensible y reciben protección especial.

RyZ Dermatech informará expresamente al titular cuáles datos sensibles solicita, las finalidades de su tratamiento y el carácter facultativo de responder preguntas sobre esta clase de información, sin perjuicio de los datos clínicamente necesarios para prestar una atención segura y adecuada.

Cuando la ley exija autorización, esta deberá ser previa, expresa e informada. En los supuestos exceptuados legalmente, el tratamiento estará limitado a las finalidades permitidas.

La información médica no será utilizada para fines distintos de los autorizados o legalmente permitidos.

7. HISTORIA CLÍNICA Y CONFIDENCIALIDAD

La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva.

Su contenido solo podrá ser consultado por el titular, el equipo de salud y las demás personas o autoridades legalmente habilitadas, exclusivamente para las finalidades permitidas.

RyZ Dermatech utiliza herramientas digitales de gestión clínica, incluido el software MedSys, para la administración de información relacionada con la atención médica.

El uso de plataformas tecnológicas no modifica el carácter reservado de la historia clínica ni las obligaciones de custodia, seguridad y confidencialidad aplicables.

Las solicitudes de copias de historias clínicas estarán sujetas a los procedimientos de identificación y legitimación correspondientes.

8. FOTOGRAFÍAS Y REGISTROS CLÍNICOS

Las fotografías clínicas y demás registros de imagen podrán utilizarse para documentar diagnósticos, tratamientos, procedimientos y seguimiento médico, conforme a las finalidades asistenciales informadas y las autorizaciones legalmente exigibles.

La utilización de imágenes identificables para publicidad, publicaciones en redes sociales, testimonios, material promocional o difusión institucional requerirá autorización específica y diferenciada del paciente.

La negativa a autorizar el uso promocional de imágenes no afectará el acceso a los servicios médicos.

Las imágenes obtenidas durante la atención serán tratadas con las medidas de confidencialidad y seguridad correspondientes.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando corresponda.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de datos en los casos legalmente procedentes.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales conforme a las disposiciones aplicables.

La revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que exija conservar la información.

10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares, sus causahabientes y representantes debidamente acreditados podrán ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida al área responsable de protección de datos personales de RyZ Dermatech.

La solicitud deberá permitir identificar al titular, precisar el derecho que desea ejercer y aportar los documentos necesarios para acreditar la legitimación del solicitante, cuando corresponda.

Consultas

Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder dentro de ese término, se informará al solicitante el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

Reclamos

Los reclamos se tramitarán conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si están incompletos, se requerirá su subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo.

Los reclamos completos serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

El titular deberá agotar el trámite correspondiente ante el responsable o encargado del tratamiento antes de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a la ley.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

RyZ Dermatech dispone de políticas institucionales orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Las medidas de seguridad se encuentran desarrolladas en el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y sus documentos asociados:

• POL-SI-001: Política de Seguridad de la Información.
• POL-SI-002: Política de Control de Periféricos y Activos Portátiles.
• POL-SI-003: Política de Escritorio Limpio.

Su implementación y seguimiento deberán documentarse mediante los procedimientos y registros institucionales correspondientes.

El acceso a datos clínicos y administrativos estará limitado al personal autorizado, según las funciones y necesidades del servicio.

Gestión de incidentes relacionados con datos personales

Todo evento que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, incluidos pérdidas de dispositivos, accesos indebidos, divulgaciones accidentales o envíos a destinatarios incorrectos, deberá comunicarse sin demora a la persona designada para coordinar la seguridad de la información. La gestión, documentación y tratamiento del evento se realizará conforme al procedimiento PRO-SI-001 – Gestión de Incidentes y las demás disposiciones internas aplicables.

El responsable evaluará el alcance y los riesgos del incidente, adoptará las medidas de contención y corrección pertinentes, conservará evidencia de su gestión y determinará la procedencia de notificaciones a titulares y autoridades, incluidos los reportes ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando resulten exigibles conforme al régimen aplicable.

12. PROVEEDORES Y TERCEROS

RyZ Dermatech podrá utilizar proveedores tecnológicos, administrativos y asistenciales cuando ello resulte necesario para desarrollar las finalidades informadas.

El acceso de terceros a datos personales estará sujeto a las autorizaciones, excepciones legales, medidas de seguridad y obligaciones contractuales que correspondan.

Cuando un tercero trate información por cuenta del responsable, deberán establecerse las condiciones aplicables a su actuación, incluyendo confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones.

No se venderán bases de datos personales de pacientes ni se divulgará información clínica para finalidades comerciales no autorizadas.

Las eventuales transferencias o transmisiones internacionales de datos deberán cumplir las reglas legales aplicables.

Responsabilidades y coordinación con proveedores

La persona identificada en el numeral 2 conserva las obligaciones que legalmente le correspondan como responsable del tratamiento. La aprobación institucional de esta política por los dos integrantes de la Dirección Médica no modifica, por sí misma, la identidad del responsable legal. RyZ Dermatech deberá documentar quién recibe y tramita las solicitudes de los titulares y quién coordina las medidas operativas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

Los profesionales, colaboradores y proveedores con acceso autorizado a información personal deberán observar las instrucciones impartidas, las obligaciones de reserva y los controles aplicables a sus funciones. Respecto de MedSys y otros proveedores que accedan a datos personales, se verificará y documentará su calidad de responsables o encargados según corresponda, así como las obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad, acceso, conservación, devolución y eliminación de información que sean procedentes.

13. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Cuando se presten servicios de salud a menores de edad, se garantizará el respeto de sus derechos prevalentes y la protección reforzada de su información.

El tratamiento se efectuará conforme a la legislación aplicable, teniendo en cuenta la intervención de sus representantes legales cuando corresponda, el interés superior del menor y su derecho a ser escuchado de acuerdo con su madurez.

La información clínica de los menores estará sometida a las mismas garantías de confidencialidad y reserva legal, con las particularidades que establezca la normativa.

14. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE NAVEGACIÓN

El sitio web de RyZ Dermatech podrá utilizar cookies y tecnologías similares para facilitar su funcionamiento, recordar preferencias y analizar la utilización del sitio.

La información sobre estas tecnologías deberá indicar sus finalidades, características, proveedores y mecanismos disponibles para gestionar las preferencias de los usuarios.

Los visitantes podrán administrar las cookies desde la configuración de su navegador, sin perjuicio de los mecanismos adicionales que implemente el sitio web.

El uso de herramientas de medición o análisis que impliquen tratamiento de datos personales estará sujeto a las obligaciones de información, autorización y protección aplicables.

15. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Las historias clínicas deberán conservarse durante los plazos establecidos en la normativa sanitaria colombiana, sin perjuicio de los términos especiales aplicables a determinados casos.

La información administrativa, contable y contractual se conservará durante los períodos exigidos por la legislación correspondiente.

Una vez finalizados los plazos aplicables y cuando no exista una obligación legítima de conservación, se procederá a su eliminación segura o al tratamiento permitido por la ley.

16. VIGENCIA Y ACTUALIZACIONES

La presente política entrará en vigor a partir de su aprobación institucional y permanecerá vigente mientras RyZ Dermatech realice actividades de tratamiento de datos personales.

Las bases de datos se mantendrán durante el tiempo necesario para desarrollar sus finalidades y cumplir los períodos legales de conservación correspondientes.

La política podrá actualizarse cuando existan modificaciones legales, tecnológicas, administrativas o en las finalidades del tratamiento.

Los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares por medios adecuados, de conformidad con la normativa.

CONTROL DE CAMBIOS Y SEGUIMIENTO DOCUMENTAL